Cómo configurar Anoply en tu flujo de trabajo en 10 minutos

Si llegas a este artículo es porque ya entiendes por qué pseudonimizar antes de procesar es buena idea. Te paso un flujo concreto para que en 10 minutos lo tengas integrado en tu día a día.

Paso 1 — Define qué documentos pasan por Anoply

Antes de tocar nada, ten claro qué entra:

• Excel/CSV con bases de clientes, nóminas, expedientes contables.
• Word/PDF con contratos, informes, cartas modelo.
• TXT que vayas a pegar en ChatGPT/Claude/Gemini.

Lo que NO entra:

• Datasets de >10 MB (en v1; en v1.1 subiremos el límite).
• Documentos escaneados sin texto (Anoply v1 no hace OCR; eso es v2).
• Imágenes y vídeos.

Paso 2 — Abre Anoply y haz una prueba con un fixture inofensivo

Ve a anoply.eu/anonymize. Arrastra un Excel cualquiera de prueba (puedes generar uno con datos ficticios para no arriesgar).

En la tabla que aparece, mira:

• ¿Las columnas que contienen identificadores están marcadas con etiquetas («DNI», «IBAN», etc.) en la cabecera?
• ¿Las celdas detectadas tienen el borde acento?
• ¿El panel lateral lista los tipos correctamente?

Si todo se ve bien, ya tienes el escenario controlado.

Paso 3 — Decide el modo de sustitución

• Etiqueta genérica ([DNI], [IBAN]): irreversible. Úsalo cuando NO vayas a necesitar volver al dato original. Ejemplo: muestra que sube a una formación, dataset para análisis estadístico.
• Pseudónimo numerado (DNI_001, DNI_002): reversible con tu passphrase. Úsalo cuando vayas a procesar el archivo en una IA y necesites volver al original. Ejemplo: subes el Excel pseudonimizado a ChatGPT, ChatGPT te devuelve los nombres marcados; los pegas en /revert con tu mapa .anpx + passphrase y recuperas los originales.

Paso 4 — Elige tu passphrase con cabeza

La passphrase es la única forma de revertir. Apuntes:

• Mínimo 8 caracteres. Recomendamos 16+ con palabras concatenadas (gato-asesor-castaño-cuaderno-2026).
• Anoply no puede recuperarla. Si la pierdes, los pseudónimos se quedan permanentes.
• Si trabajas en equipo, decide cómo la compartís (gestor de contraseñas como 1Password / Bitwarden).

Paso 5 — Procesa, descarga, archiva

Al confirmar la passphrase descargas dos archivos:

• tu-archivo_anonimizado.xlsx (o el formato original).
• tu-archivo.anpx (mapa cifrado).

Recomendación: guarda ambos en una carpeta «pseudonimizados» dentro de tu sistema de archivos habitual. Para casos delicados, mete el .anpx en gestor de contraseñas como adjunto.

Paso 6 — Trabaja con la versión limpia

Ahora la versión _anonimizado la puedes:

• Subir a ChatGPT/Claude/Gemini para análisis.
• Enviar por email a un colaborador externo.
• Compartir en una nube colaborativa (Drive, Dropbox).
• Adjuntar a una memoria o informe.

Sin miedo a que se filtren datos reales. Lo único que viaja son pseudónimos.

Paso 7 — Revierte cuando necesites el dato real

Ve a anoply.eu/revert:

1. Arrastra el archivo anonimizado (el que tienes ahora con anotaciones, edits, lo que sea).
2. Sube el .anpx.
3. Mete la passphrase.
4. Descarga el archivo _revertido.xlsx con los DNIs y nombres originales restaurados.

Política recomendada para tu despacho

Tres reglas que te ahorran sustos:

1. Cualquier documento con datos personales que vaya a una herramienta externa (IA, auditor, colaborador, drive público) pasa por Anoply antes.
2. El archivo original con datos reales se queda en una carpeta «originales» con permisos restringidos.
3. El mapa .anpx se guarda separado del archivo anonimizado. Idealmente en otro sistema (gestor de contraseñas, cifrado adicional).

Con esto cumples el principio RGPD de pseudonimización + separación organizativa.

Conclusión

10 minutos para definir el flujo, 30 segundos por documento a partir de ahí. Anoply no pretende sustituir a tu DPO; pretende que el día a día sea consistente.

Si tienes dudas concretas o quieres que te ayudemos a integrarlo en tu despacho, escríbenos. Onboarding manual disponible para los primeros 30 betatesters.